- อยากพิมพ์หนังสือให้เสร็จทันเวลาที่ต้องการ
- จะต้องใช้เวลาเตรียมตัวกันกี่วัน
- วางแผนอย่างไร ให้หนังสือผิดพลาดน้อยที่สุด
- ปัญหาส่วนใหญ่ที่จะทำให้งานไม่เสร็จมีอะไรบ้าง

กับงานหนังสือธรรมดาๆ เวลามาตรฐานที่โรงพิมพ์แบบเราต้องการ (เพื่อให้ได้คุณภาพหนังสือจัดเต็มๆ) มาดูกันทีละขั้นตอนเลย....

1.ช่วงขอราคา (Quotation) : 1-3 วัน
นับจากวันที่ลูกค้าให้ข้อมูลสเปคหนังสือครบ และส่งอีเมล์มาขอราคาจากโรงพิมพ์ จะเร็วจะช้า จะขึ้นอยู่กับ

• ประเภทงาน
  ใบปลิว แผ่นพับ โปสเตอร์หนังสือ ปฏิทิน ไดอารี่ แพคเกจจิ้ง ก็เรียงลำดับจากตีราคาเร็วสุดไปนานสุด
• สเปคที่ซับซ้อน
  เช่น ถ้าสเปคพิสดารมาก กระดาษต้องเฟ้นหาให้จากตัวอย่าง ปฏิทินไฮโซ ไดอารี่หุ้มหนัง เข้าเล่มกระดูกงู งานขนาดจิ๋วมาก ใหญ่โตมาก สันหนา 2.5 นิ้ว บางส่วนที่โรงพิมพ์ทำเองไม่ได้ เช่นปั๊มฟอยล์ เจาะไดคัท ฯลฯ จะต้องใช้เวลาในการคอนเฟิร์มราคากับซัพพลายเออร์ก่อน ว่า ทำได้ไหม? ถ้าทำได้ ราคาเท่าไหร่ ? ถ้าเป็นสเปคง่ายๆ ภายในเย็นวันรุ่งขึ้น ก็อาจจะโชคดีได้ใบเสนอราคาจากโรงพิมพ์แล้ว
• ราคางานพิมพ์
  มีทั้งส่วนที่เป็น fixed cost ต้นทุนราคาคงที่ไม่ว่าจะพิมพ์จำนวนมากหรือน้อย เช่น เพลท บล็อก ค่าออกแบบจัดอาร์ตเวิร์ค ซึ่งแปลว่า ตอนพิมพ์ซ้ำถ้าไม่มีการแก้ไข เจ้าค่าเพลทค่าบล็อกค่าออกแบบ จะต้องไม่โดนมาคิดเงินอีกรอบ อีกส่วนคือ variable cost คือต้นทุนแปรผัน เช่น ค่าพิมพ์ ค่ากระดาษ ค่าเข้าเล่ม ค่าถุงพลาสติค ฯลฯ แปลว่า เวลาตีราคางานพิมพ์ให้ที่ 2000 บาทแล้วคิดเล่มละ 20 บาท ไม่ได้แปลว่า ถ้าลดจำนวนพิมพ์มาที่ 1000 บาท จะยังคงได้ราคา 20 บาทเท่าเดิม (แต่ราคาต่อหน่วยจะแพงขึ้นอีก เพราะตัวหารมีน้อยลง)
• คนทำราคา
  งานหนังสือต้องพึ่ง คนตีราคา หรือพนักงานขาย ที่บางทีงานเข้าต้องไปติดต่อลูกค้าหลายๆ ที่ หรือชนกับช่วงเทศกาลทำงานหนัก เช่น งานสัปดาห์หนังสือ จะปิดงบราชการ จะเปิดเทอม ฯลฯ อาจมีใบเสนอราคาแห่กันเข้ามาให้ตีราคากันจนสปีดที่เคยเร็วกว่านรก ลดต่ำลงจนต้องโทร.ต้องจิก กันทุกวัน (แล้วแต่ความเร่งด่วนของงานที่ต้องใช้เลย ถ้างานด่วนมาก ลูกค้าคงต้องช่วยกันตามอีกแรง เผื่อเซลส์ทำอีเมล์หาย :p จะได้มารีบๆ ปิดใบเสนอราคาเริ่มพิมพ์งานกัน) ณ ตอนนี้เซลส์ที่จะรับงานคุยกับลูกค้า มีไม่กี่คน งานด่วนเข้าพร้อมๆ กัน อาจถึงแก่กรรมได้ เลยขอฝากข่าวว่า หากมีใครที่ชอบงานแนวๆ นี้ชอบดูสเปคหนังสือ ชอบงานขาย คุยกับลูกค้า มีความรู้รอบตัวเยอะ สนใจเรียนรู้อะไรใหม่ๆ (เพราะลูกค้ามาจากทุกวงการ) แวะมาสมัครงานกับเราได้ค่ะ (ขอโฆษณาแฝงหน่อยนึง อิอิ)
• คำขอร้อง
  ช่วงขอราคาเป็นช่วงที่ซับซ้อนมาก บางราย บอกวันนี้ว่าจะพิมพ์ซ้ำหนังสือที่เคยพิมพ์เมื่อ 10 ปีที่แล้ว และจะขอหนังสือพิมพ์เสร็จภายใน 3 วัน แบบนี้ โรงพิมพ์หัวใจวายได้ เพราะกว่าจะไปตามหาเพลทเก่า ไฟล์เก่า หรือสเปคงาน ราคาเก่าๆ กันครบ ก็ปาไป 3-4 วันแล้ว
• ยืนยันราคา OK จะพิมพ์ด้วย
  การยืนยันราคา คือการเซ็นยืนยันสเปคงาน จำนวนพิมพ์ กำหนดการชำระเงิน ก่อนจะคอนเฟิร์มกับโรงพิมพ์ "ต้องอ่าน"รายละเอียดให้ดีให้รอบคอบก่อน เพราะถ้าเซ็นชื่อสั่งพิมพ์แล้ว เกิดอยากเปลี่ยนใจเมื่อตอนที่เขาทำดิจิตอลปรู๊ฟ ทำเพลท พิมพ์ไปแล้ว จะมีค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้นมา

2. เช็คไฟล์ก่อนทำเพลท Artwork Pre-flight check
ใครบอกว่า เพราะเซ็นยืนยันใบเสนอราคา แล้วพิมพ์โลด ขอด่วนเลยค่าา หุหุ ไม่ใช่เลย ถ้าไม่ใช่มืออาชีพที่คร่ำหวอดในวงการจัดอาร์ตเวิร์คออกแบบหนังสือมานาน จะต้องเจอขั้นตอนนี้มาสกัดดาวรุ่งให้ งานเสร็จเกือบไม่ทันไปหลายราย (บางคนออกแบบเก่งมาก แต่พอมาทำไฟล์อาร์ตเวิร์คส่งพิมพ์งาน เละไปเลย เสียเวลาอีกหลายก็มี)

• ส่งไฟล์ให้โรงพิมพ์
  มีหลายวิธีเช่น ส่งไปรษณีย์ / ส่งอีเมล์ / ส่ง File Link / ให้เมสเซนเจอร์ไปรับ CD ฯลฯ ถ้าส่งแบบครบชุดจริงๆ (ปลอดภัยสุด) คือ ส่ง ปริ๊นท์เอาท์ Hard copy + soft file ไฟล์งาน
• นามสกุลของไฟล์
  ไม่อยากให้งานแหว่งมีปัญหา ภาพหาย ตัวอักษรบวม ฟอนต์เปลี่ยนไป ลิงค์รูปไม่มา ฯลฯ ที่ทำให้ช่วงการทำงานยืดเยื้อ ที่สุดถึงที่สุด โดยเฉพาะถ้าคนส่งไฟล์งานมาให้ไม่ใช่คนที่ออกแบบเอง ดังนั้น อย่าคิดว่า แค่ส่งไฟล์ PDF ไฟล์เดียวก็จบ ถ้าไม่แน่จริง ไม่จบเด็ดขาด มันจะต้องมีปัญหาพวก ทำขนาดงานผิด /ไม่ได้เผื่อเจียน หรือเผื่อตัดตก (Bleeding-crop mark) มาให้ / ไม่ได้จิ้มสปอตสีพิเศษ บอก pantone มาให้ ทั้งๆ ที่เป็นงานพิมพ์สีพิเศษ)

ควรส่งให้ครบ ทั้งชุด แพคเกจไฟล์ต้น (ที่ใช้ออกแบบ เช่น ไฟล์ .ai Adobe illustrator ที่เป็นโปรแกรมสำหรับไฟล์ปกหรือแผ่นพับ .ind หรือ InDesign ) และ PDF file (รอบหน้าจะมาสอนวิธีทำไฟล์ส่งโรงพิมพ์)

บางคนใจดี create outline มาเรียบร้อยเลย ไม่ได้ทำไฟล์แบบแพคเกจมาให้ แต่งานด้านใน มีตัวสะกดผิดเต็มไปหมด ขอร้องโรงพิมพ์ให้แก้ให้หน่อย เพราะคนออกแบบทำไฟล์ไปต่างประเทศแล้ว .... ทีนี้ก็เครียด เพราะไม่มี ฟอนต์พิสดารให้มาด้วย ฯลฯ คนจ้างงานเขาออกแบบจะต้องระวังจุดนี้ดีๆ ให้เขาเซฟมาให้ครบถ้วนสมบูรณ์แบบที่สุด เพื่อที่ว่า เวลาคนออกแบบไม่อยู่แล้ว โรงพิมพ์จะได้ ใจดี ช่วยแก้ไขให้ได้แบบไม่วุ่นวายนัก

คนออกแบบบางคนอาจโชว์พาวบอกว่า ส่งไฟล์พิมพ์ได้เลย แค่ .jpg หรือ .tif ก็จบแล้ว พิมพ์แผ่นพับได้เลย ลูกค้าดูในหน้าจอตัวหนังสือไม่บวม แต่พอทำเพลทมาแล้ว งาน(ที่ควรจะได้)สวย กลับตัวหนังสือไม่ชัด เม็ดแตกๆ ทางแก้ จริงๆ ก็แค่ทำ .ai มาก็สวยงามสมใจคนจ้างแล้ว :) ลอง cross check ดับเบิ้ลเช็ค กับโรงพิมพ์และคนออกแบบดีๆ คุณหมอยังต้องมี second opinion กับงานพิมพ์ ถ้าคนออกแบบบอกอย่างนึง โรงพิมพ์บอกอีกอย่าง ก็พึงระวังให้ดี ตรวจสอบเยอะๆ ปลอดภัยกว่า

Microsoft Word, Excel, Powerpoint คือโปรแกรมสำหรับการใช้งานใน "ออฟฟิศ" เท่านั้น ถึงมันจะแปลงมาเป็น PDF ได้ แต่ขนาดงาน การทำตำแหน่งเผื่อเจียน ตำแหน่งฟอร์แมทต่างๆ อาจจะเละตุ้มเป๊ะได้ เพราะไม่ใช่โปรแกรมที่เหมาะกับการพิมพ์กับออฟเซ็ท หรือพิมพ์บนแท่นพิมพ์ ดังนั้น ขอใช้คำว่า ห้ามส่งไฟล์ word / excel / powerpoint เพื่อปิดทำเพลทเด็ดขาด หายนะอาจมาเยือน

จากประสบการณ์.... ระยะนี้ แล้วแต่ประสบการณ์การทำหนังสือของแต่ละคนเลย บางคน ส่งไฟล์มาทีเดียวจบ ทำปรู๊ฟส่งไปปิดได้ภายใน วัน บางคนใช้เวลาเป็นสัปดาห์ เพื่อไปตามล่าหาไฟล์รูปภาพใหม่ เพราะของเก่าดันทำมาเล็กเกินไป และเพื่อไปตามหาคนออกแบบที่หายตัวไปแล้ว... ให้กลับมาทำไฟล์ให้สมบูรณ์พร้อมพิมพ์

• ไฟล์ที่ส่งมา ไม่ตรงกับสเปคงานในใบเสนอราคา
  ปัญหาโลกแตก .. หลังจากได้ ไฟล์อาร์ตเวิร์คจากลูกค้าแล้ว ทางโรงพิมพ์จะต้องตรวจสอบก่อนว่าไฟล์ Artwork (AW) ที่ทำมาตรงตามสเปคหนังสือ ในใบเสนอราคาที่ลูกค้าเซ็นมาแล้วไหม เจอบ่อยๆ ก็เช่น

ใบเสนอราคาเขียนว่า ปกพิมพ์ 4/0 สี (แปลว่า ด้านนอกพิมพ์ 4 สี ด้านในปก ไม่พิมพ์เลย ) แต่ปรากฎว่าในไฟล์จริงที่ส่งมาให้โรงพิมพ์ ทำมาเป็นงานพิมพ์ 5/4 สี (ด้านนอกพิมพ์ 4 สี + สีพิเศษ 1 สี และด้านในปก พิมพ์ 4 สี) ขนาดหนังสือ ในใบเสนอราคาเขียน 14.3 x 21 cm. (มาตรฐาน A5) แต่พอส่งไฟล์มาให้ทำ ปรากฎว่าเป็น 14.8 x 21 cm. (ซึ่งใหญ่เกินกว่าที่เพลทจะรับได้) เสียเวลาส่งไฟล์กลับไปให้ปรับไซส์ หรือบางทีลูกค้าบอกว่า ปรับให้เลยได้ไหมคะ วิธีการปรับของเราก็คือการเฉือนทิ้ง (crop) อาจทำให้ดีไซน์เพี้ยนไปได้

จำนวนหน้าลูกค้าแจ้งมาผิด ไปนับรวมปกและเนื้อในมา โดยแจ้งว่า 20 หน้า แต่ที่จริงแล้ว กระดาษปก กับเนื้อในเป็นคนละประเภทกัน จึงต้องนับหน้าเนื้อในจากกระดาษแผ่นแรกของเนื้อใน ไม่ต้องนับ 4 หน้าของปกมาแถมด้วย ดังนั้น ต้องทำใบเสนอราคาใหม่ที่จำนวน 16 หน้า ปั๊มนูน (การเคลือบยูวีใสบางส่วนบนปกหนังสือ) ไม่ได้แจ้งตอนทำใบเสนอราคา แต่ตอนส่งไฟล์อาร์ตเวิร์ค มีแถม Layer ในไฟล์อาร์ตเวิร์ค เขียนว่า ตำแหน่งปั๊มนูนแถมมาด้วย

ปั๊มนูน (การเคลือบยูวีใสบางส่วนบนปกหนังสือ) ไม่ได้แจ้งตอนทำใบเสนอราคา แต่ตอนส่งไฟล์อาร์ตเวิร์ค มีแถม Layer ในไฟล์อาร์ตเวิร์ค เขียนว่า ตำแหน่งปั๊มนูนแถมมาด้วย กรณีแบบนี้ บ่อยๆ เกิดจากการขาดการประสานงานที่ดีระหว่าง เจ้าของเงินผู้แจ้ง สเปคโรงพิมพ์ให้ทำใบสนอราคา และกราฟิคดีไซเนอร์ หรือลูกน้องที่รับออกแบบทำไฟล์งานให้ ไม่ได้เกิดความเสียหายในแง่เงินทองหากทำมาผิดสเปค แต่จะเสียเวลา ^^

3. ตรวจปรู๊ฟงาน (Proof Confirmation)
พอตรวจใบเสนอราคา เช็คไฟล์ AW ถูกต้องสมบูรณ์ครบถ้วน ก็จะจัดการทำปรู๊ฟให้ลูกค้าตรวจ ตรวจปก ระดับการตรวจงานพิมพ์มี 4 แบบ แล้วแต่ ความต้องการ / เวลาและงบประมาณที่มี

• PDF File ส่งไฟล์งานให้ลูกค้าตรวจทางอีเมล์ หรือ file link ข้อเสีย : ถ้าหน้าจอคอมพิวเตอร์ลูกค้า ไม่ได้ปรับให้ได้ค่ามาตรฐาน (Calibrate) อาจเกิดเรื่องสื่อสารเรื่องค่าสีผิดพลาดกันได้ ข้อดี : สะดวกและรวดเร็ว นิยมใช้ในขั้นตอนแก้ไขเล็กน้อยตอนท้าย เช่น แก้ตัวสะกด / แก้ไขบาร์โคด / ราคา
• Digital Proof เทียบดูสี งานที่พิมพ์ 2 สีหรือมากกว่า เช่น ปกหนังสือ แผ่นพับ หรือ เนื้อในงานพิมพ์ 4 สี ดิจิตอลปรู๊ฟคือการปริ๊นท์ด้วยเครื่องปริ๊นท์แบบพิเศษ มีกระดาษที่ใช้พิมพ์จากเครื่องปริ๊นท์ดิจิตอลปรู๊ฟได้แค่ 2 แบบ คือ กระดาษปอนด์ขาว และกระดาษอาร์ต (แต่ไม่เหมือนกระดาษอาร์ตตามหนังสือทั่วๆไป) การปริ๊นท์บนกระดาษปอนด์ เหมาะกับ สเปคงานพิมพ์ที่ใช้กระดาษพิเศษ หรือกระดาษที่มีเนื้อคล้ายกระดาษปอนด์ที่มีการดูดซับสีได้มากกว่า สำหรับกระดาษอาร์ต เหมาะกับ ใช้เป็นปรู๊ฟให้สเปคงานพวก อาร์ตการ์ด หรือ กระดาษอาร์ตเนื้อในต่างๆ ระหว่างที่ดูปรู๊ฟนี้ หากต้องการแก้ไข สามารถทำได้ไม่มีค่าใช้จ่าย เพราะยังไม่ได้ทำเพลท
• ปรู๊ฟเพลท เป็นการลองปรู๊ฟบนกระดาษจริงที่จะใช้พิมพ์ กับเพลทจริงของงาน จะทำให้เห็นภาพชัดเจนขึ้นว่า งานพิมพ์ จะปรากฏในลักษณะใด ขั้นตอนนี้จะเกิดค่าใช้จ่ายพิเศษขึ้น เหมาะกับการเปรียบเทียบกระดาษสองประเภท เช่น กระดาษปก เพราะไม่แน่ใจว่า พิมพ์บนกระดาษใด จะสวยงามกว่ากัน (ปกติ ไม่ค่อยจะแนะนำให้ลูกค้าทำ เพราะเสียเวลา และค่าใช้จ่าย)
• ดูปรู๊ฟหน้าแท่น ในวันที่พิมพ์งานสีจริงๆ ลูกค้าจะแจ้งโรงพิมพ์เพื่อขอนัดวันและเวลาเพื่อเข้ามาดูได้ จะได้อุ่นใจ ว่างานพิมพ์สีสวยตรงตามที่ต้องการไหม เพราะขั้นตอนนี้เป็นตอนสุดท้าย จ่อรอบนแท่นแล้ว เมื่อลูกค้าแจ้งว่า OK ก็จะทำการพิมพ์งานต่อไปจนจบตามระดับค่าสีที่คอนเฟิร์มกัน (แต่พิมพ์ขาวดำ ตัวหนังสือธรรมดาๆ ไม่ต้องเข้ามาดูนะค้าา)

4.ขั้นตอนการผลิต Production

• ส่งไฟล์ที่ปิดปรู๊ฟแล้ว ไปทำเพลท
• สั่งกระดาษ (กระดาษใครพิสดารมาก มีสิทธิ์ของหมด ต้องรอสามเดือนกว่าเรือจะเข้า... ถ้าของหมด ก็ต้องมาเลือกกันใหม่ ทำราคากันใหม่... คอนเฟิร์มสั่งพิมพ์กันเร็ว จะได้เช็คสต็อคกระดาษกับซัพพลายเออร์กันได้เร็ว)
• พิมพ์เสร็จแล้ว ใครว่าจบ ต้องรอให้หมึกแห้ง กระดาษแห้งก่อน
• ส่งปกไปเคลือบปก สปอตยูวี ปั๊มฟอยล์ ปั๊มนูน ปั๊มไดคัท (ถ้ามี)
• เนื้อใน พิมพ์เสร็จ ส่งไปพับ เก็บเล่มทั้งยกด้วยเครื่องเก็บจะเร็วสุด แต่เก็บปลิวด้วยมือ จะนานและอันตรายกว่าเดิม เพราะใช้คนเก็บ มีสิทธิ์เก็บพลาดได้ง่ายกว่าเครื่อง
• ปกพร้อมเนื้อในพร้อม ก็ไสกาว (ถ้ามีเย็บกี่ก็ต้องส่งคุณเนื้อในไปเย็บให้เรียบร้อยก่อนมาไสกาว)
• สุดท้าย เจียนหนังสือทั้ง 3 ด้าน (ไอ้เจ้า เผื่อเจียน 3 มม.ที่เราทำไว้ จะโดนเฉือนทิ้งไปตอนจบเนี่ยแหละ)
• หากมีห่อพลาสติคทีละเล่ม ก็ต้องผ่านเครื่องห่อฟิล์มชริ้งค์ฟิล์ม (Film shrinking) ทีละเล่ม ให้สวยงาม
• เฮือกสุดท้าย.... ห่อพลาสติคเป็นแพค (ทีละ 20-40 เล่ม ด้วยเครื่องอบพลาสติค) หรือถ้าเลือกห่อกระดาษน้ำตาล ก็จะช้ากว่า เพราะใช้มือคน ทากาวลาเทค และค่อยๆ บรรจงห่อ

ดังนั้น... ลองค่อยๆ คำนวณ ระยะเวลาที่ต้องใช้สำหรับหนังสือแต่ละเล่ม เวลาโดนลูกค้าถามว่า ส่งไฟล์วันนี้ หนังสือเสร็จวันไหน จึงเป็นคำถามที่ตอบได้ยากจริงๆ เพราะเราไม่มีทางรู้ (ตอนที่เขาถาม) ว่า

- ไฟล์เรียบร้อยไหม ลิงค์รูป ลิงค์ฟอนต์ มีปัญหาไหม ?
- ลูกค้าดูปรู๊ฟแล้วจะโอเคเหมือนตอนดูจากหน้าจอ คนออกแบบไหม ?
- ลูกค้าจะต่อรองราคาอีกนานไหม ?

แต่เราจะตอบลูกค้าได้แค่ว่า "นับเวลาจากวันที่ทำเพลท ภายในสองสัปดาห์ ได้งานดีๆ ชัวร์ค่ะ" ที่ผ่านมาเกิดอุบัติเหตุจากงาน ทำให้ต้องซ่อมงานกันมากมาย ทั้งความเข้าใจผิด ความใจดีแก้ไขให้แทน ความไม่ได้ดูปรู๊ฟ ไม่ได้ดูใบเสนอราคาให้ดีๆ ฯลฯ เรารักหนังสือ รักต้นไม้ และรักสิ่งแวดล้อม อยากช่วยประหยัดเวลาทำงานของลูกค้าและเรา โดยได้ผลลัพธ์เป็นงานที่มีคุณภาพสูงสุด

จะพิมพ์หนังสือ ก็วางแผนเวลา ทำ Timeline แผนผังงานแม่นๆ ศึกษาสเปคงานให้ดี เลือกกระดาษให้เหมาะสมกับลักษณะงาน ไม่น้อยไปไม่เว่อร์ไป ขออนุมัติจากเจ้านายแต่เนิ่นๆ คุยกับกราฟฟิคคนออกแบบให้รู้เรื่อง ถ้างงต้องถามต้องให้เข้าใจ เตรียมรูปภาพ เตรียมข้อมูล เตรียมสเปคงาน ตรวจสอบคำผิดให้ถูกต้อง 100% ก่อนส่งไฟล์เข้าโรงพิมพ์

เพื่อให้งานออกมาสมบูรณ์ที่สุด ผิดพลาดน้อยสุด หลายงานที่เจอ ขอด่วน ด่วน ด่วนมากกก พอเร่งมากๆ เข้า ที่เศร้าใจคือ ด่วนได้ แต่ เสียเวลาอีกหลายสัปดาห์กลับมาซ่อมงานที่เจ้าของงานทำพลาดไว้่ เช่น ข้อมูลผิด ชื่อเจ้านายหาย บาร์โคดผิด เสียเวลากว่าเดิม เสียเงินพิมพ์ใหม่ทำลายกระดาษและสิ่งแวดล้อม

ป.ล หากจุดไหนอ่านแล้วทะแม่งๆ งงๆ ไม่เห็นด้วย (โดยเฉพาะภาคเทคนิคการจัดการไฟล์)
ท้วงติง ชี้แนะได้เลยค่ะ .... ยินดีรับไปค้นคว้า หาข้อมูลเพิ่มเติมต่อ

ที่มา : https://www.facebook.com/notes/ภาพพิมพ์-parbpim-printing/วางแผนเวลา-ทำหนังสือ/423867484343569